Co powinno się znaleźć w każdej umowie i dlaczego warto mieć umowę na piśmie.

Nie oszukujmy się – czasy honorowych umów zawieranych ustnie, w których każda ze stron wywiązywała się z przyrzeczonych zobowiązań minęły bezpowrotnie. Dzisiaj umowy należy zawierać zawsze i wszędzie na piśmie lub chociażby mieć jakieś pisemne potwierdzenie jej zawarcia. Osobiście jestem zwolenniczką takiego właśnie rozwiązania- w razie wątpliwości zawsze można do umowy zajrzeć i odświeżyć pamięć- zobaczyć dokładnie jakie są nasze prawa i obowiązki.

Kolejny dobry powód, aby zawierać umowy na piśmie- umowa zawarta na piśmie jest nieodzownym dowodem w przypadku ewentualnego postępowania sądowego z drugą stroną tej umowy. Co więcej, jeżeli przepisy prawa wymagają dla umowy zachowania formy pisemnej, to nie można w postępowaniu sądowym powoływać dowodu ze świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność zawarcia takiej umowy, czy też treść tej umowy, chyba że została ona zagubiona, zniszczona lub zabrana przez osobę trzecią- co też trzeba wykazać (tak: art. 246 kodeksu postępowania cywilnego).

Przykład: Jan Kowalski pożyczył Karolowi Insińskiemu 10.000 zł. Pieniądze przekazał w gotówce. Dłużnik nie oddał zobowiązania. W sądzie twierdzi, że pożyczka nigdy nie miała miejsca, a Jan Kowalski nie może powołać świadków którzy potwierdzą udzielenie pożyczki.

Przy zawieraniu umów oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby zasięgniecie opinii prawnika- radcy prawnego czy adwokata lub też dla bezpieczeństwa po prostu zlecenie przygotowania takiej umowy odpowiednio wykwalifikowanej osobie. Jeżeli jednak nie korzystamy z usług profesjonalisty, oto kilka wskazówek, na co powinniście zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy.

A teraz w skrócie- co powinna zawierać każda umowa?

1. OKREŚLENIE RODZAJU UMOWY– czy jest to umowa nienazwana np. umowa o współpracy, umowa prowizyjna czy też umowa, która została zdefiniowana np. w kodeksie cywilnym i dla której istnieje już pewna „baza” w postaci przepisów prawa;
2. DATA I MIEJSCE ZAWARCIE UMOWY– informacje te mogą być ważne np. dla ustalenia terminu wymagalności świadczeń, jeżeli określamy ten termin jako „14 dni od dnia podpisania umowy”;
3. OZNACZENIE STRON- dokładny opis kto zawiera umowę, określenie sposobu reprezentacji podmiotu gospodarczego i kto jest kim w tej konfiguracji;

Przykład: Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Proton” , adres, NIP itd. , jako sprzedający i Karol Iksiński  zam. XYZ, jako kupujący.

Pamiętajcie, że spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą! Umowa nie jest zawierana więc ze spółką cywilną, a z jej wspólnikami.

Przykład: Jan Kowalski i Karol Igrekowski prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej po firmą Kowalski Igrokowski „Proton” s.c. ;

4. PRZEDMIOT UMOWY: do czego zobowiązują się strony umowy, co należy wykonać i w jaki sposób, w jaki sposób nastąpi odbiór, czy będzie on jednorazowy czy w częściach (tak bywa przy umowach o roboty budowlane, remonty, dostawę towarów);
5. OŚWIADCZENIE, OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA STRON;
6. WYNAGRODZENIE I SPOSÓB JEGO PŁATNOŚCI– określenie wysokości wynagrodzenia ze wskazaniem czy jest to wartość brutto czy netto, termin płatności, czy zapłacono zaliczkę itd.
7. ROZWIĄZANIE/WYPOWIEDZENIE/ODSTĄPIENIE OD UMOWY;
8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE– który sąd jest właściwy dla rozstrzygania sporów, jeżeli chcemy i przepisy pozwalają na taką zmianę ( zgodnie z art 27 kodeksu postępowania cywilnego- sądem właściwości ogólnej, jest sąd miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego), ilość egzemplarzy umowy, forma zmiany umowy.
9. PODPISY STRON

Pamiętajcie, że brzmienie umowy zależy wyłącznie od jej stron oraz przepisów prawa (jeżeli umowa jest regulowana ustawą, czyli jest tzw. Umową nazwaną). Umowy mogą zawierać wiele klauzul dodatkowych jak np. zabezpieczenie umowy w przypadku jej niewykonania, kary umowne, klauzule konkurencyjne czy klauzule gwarancyjne. Im bardziej uregulujecie łączący Was z drugą stroną stosunek prawny, tym lepiej dla Was.

Oczywiście można sobie pomyśleć „Przecież dostarczam do firmy XYZ towar co tydzień, nie będę za każdym razem podpisywać umowy’ – słusznie, nie trzeba podpisywać umowy dostawy co tydzień, wystarczy zawrzeć umowę ramową, która będzie obowiązywała przy wszystkich transakcjach, a na bieżąco działać wyłącznie na podstawie zamówień, w których określona zostanie ilość i cena towarów. Wszystko ma swoje rozwiązanie, trzeba je tylko znaleźć.

Dobra umowa to podstawa w obrocie gospodarczym, dlatego zachęcam do korzystania z usług radców prawnych w zakresie opiniowania, sporządzania czy negocjacji umów. Naprawdę warto!