Spółka w organizacji to szczególna forma prawna, która została przewidziana tylko dla dwóch rodzajów spółek- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej czyli tzw. spółek kapitałowych. Spółka jest „w organizacji” w czasie pomiędzy zawiązaniem umowy  tzn. złożeniem podpisów pod umową spółki w kancelarii notarialnej, a chwilą wpisu jej do KRS. Można powiedzieć, że jest to taki wstępny okres działalności, w którym spółka nie musi być jeszcze w pełni zorganizowana i który pozwala na dokonanie szeregu czynności pozwalających na przygotowanie się do funkcjonowania już w pełnym wymiarze. W tym przejściowym czasie można m.in. powołać członków organów spółki, znaleźć lokal na prowadzenie działalności  zgromadzenie określonego w umowie kapitału zakładowego czy ustalenie dokładnego adresu, pod którym spółka ma działać.

Jaki jest charakter spółki w organizacji i czym się różni od „pełnej” spółki?

Spółka w organizacji, jak wspomniałam na charakter przejściowy, tymczasowy. Trwa ona tylko i wyłącznie do czasu wpisu spółki do KRS. Z tą bowiem chwilą spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji staje się „pełną” spółką. Okres jej funkcjonowania może być bardzo różny, od nawet kliku dni do nawet kilkunastu tygodni. Wszystko zależy od tego jak sprawnie działają wspólnicy spółki i sąd rejestrowy, w którym spółka ma zostać zarejestrowana.

Ważny jest termin końcowy do którego spółka w organizacji może działać- jest to 6 miesięcy od dnia podpisania umowy. Dlaczego? Istnieje ustawowy wymóg określony w Kodeksie spółek handlowych nakazujący zgłoszenie wniosku o zarejestrowanie spółki w KRS w ciągu 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Po tym okresie umowa spółki ulega rozwiązaniu, a wspólnicy jeżeli nadal będą chcieli prowadzić wspólną działalność zmuszeni będą do zawarcia nowej umowy spółki i ponownego zgłoszenia jej do KRS.

Spółka w organizacji posiada zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych, co oznacza że może ona nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Przyznanie takiego statusu spółce już na etapie organizacyjnym pozwala spółce w organizacji zawierać umowy, nabywać nieruchomości, zatrudniać pracowników a nawet wystawiać faktury za sprzedane towaru lub świadczone usługi. Co się dzieje ze zobowiązaniami spółki w organizacji? Po zarejestrowaniu spółki docelowej w KRS staje się ona podmiotem praw i obowiązków, zaciągniętych przez spółkę w organizacji. Przejście tych praw i obowiązków następuje bez żadnych dodatkowych formalności.

Firma spółki w organizacji

Spółka w organizacji działa pod tą samą firmą, pod którą później się zarejestruje- firmą określoną w umowie spółki. Jednak w obrocie gospodarczym nie może pozostać wątpliwości, jest ona jedynie podmiotem tymczasowym firma spółki do czasu jej rejestracji musi zawierać oznaczanie „w organizacji”.

Przykład: Zakładam spółkę z  ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Do czasu wpisania tej spółki do KRS mogę się posługiwać firmą XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

Co ważne- o ile można skracać formę prowadzenia na działalności ze spółka z ograniczoną odpowiedzialnością na sp. z o.o., to już dopisek „w organizacji” musi pozostać w całości- ustawodawca nie przewidział możliwości skarania tej frazy. Biorąc pod uwagę przytoczony powyżej przykład spółki YXZ – przed wpisem do KRS moglibyśmy oznaczyć ją, jako XYZ sp. z o.o. w organizacji.

Reprezentacja spółki w organizacji

Kwestia reprezentacji spółek w organizacji została uregulowana względem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w 161 § 2 k.s.h. i art. 323 § 2 k.s.h. względem spółki akcyjnej. W przepisach tych  wskazane są podmioty, które w fazie organizacyjnej mogą reprezentować spółkę.

# Reprezentacja spółki z ograniczona odpowiedzialnością w organizacji

Reprezentować spółkę może- zarząd, jeżeli został powołany albo pełnomocnik, powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Zarówno uchwałę w przedmiocie powołania pełnomocnika jak i pierwszy skład zarządu, można powołać przy okazji wizyty u notariusza przy podpisywaniu umowy.

# Reprezentacja spółki akcyjnej w organizacji

Spółkę akcyjną mogą reprezentować, poza pełnomocnikiem, powołanym jednomyślną uchwałą założycieli, także wszyscy założyciele działający łącznie.

Dobrym rozwiązaniem, jeżeli nie ma jeszcze decyzji wspólników/założycieli co do kształtu i osób zasiadających w zarządzie spółki, będzie wspominane powyżej ustanowienie pełnomocnika. Należy jednak pamiętać, że taka osoba będzie miała prawo do zaciągana w imieniu spółki w organizacji zobowiązań. Musi to być zatem osoba, której wszyscy wspólnicy/założyciele ufają- stąd też wymóg ustawowy jednomyślnego ustanowienia osoby pełnomocnika. W praktyce pełnomocnikiem jest najczęściej jeden ze wspólników/założycieli.

Spółka już zorganizowana

Z chwilą wpisu spółki docelowej do KRS, spółka w organizacji przestaje istnieć i z mocy prawa staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółką akcyjną, uzyskując tym samym osobowość prawną. Z tą chwilą spółka docelowa staje się też podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji.